Gut reinstarten: Die Checkliste für Freelancer zum Projektanfang

Auserwählt vom Recruiter, in die engere Auswahl genommen vom Vertrieb, das Rennen gemacht beim Kunden. Endlich ist die Akquisephase vorbei und Sie können das machen, was Sie an Ihrem Job lieben: Mit Ihrem fachlichen Schwerpunkt glänzen. Das Projekt ist aber ganz anders als die letzten? Das letzte neue Projekt ist vielleicht schon eine Weile her? Oder Sie sind gar zum ersten Mal als Freelancer beim Kunden? Nehmen Sie sich kurz Zeit für diese Checkliste und erfahren Sie, was einen gelungenen Start ins Projekt ausmacht.

Das sollten Freelancer vor dem Projektstart beachten

1. Wissen auffrischen

Der Kunde braucht Ihre Fertigkeiten in einer Programmiersprache, die Sie zuletzt nicht mehr angewendet haben? Es gibt eine neuere Version des Projektmanagement-Tools? Ihr Fachenglisch ist etwas eingerostet? Oft haben Sie von einem zum nächsten Einsatz etwas Zeit. Nutzen Sie diese, um die wichtigsten Skills und Ihr Wissen auf Stand zu bringen.

2. Prozess klären

Ist Ihnen durch die Projektbeschreibung oder das initiale Gespräch mit dem Kundenansprechpartner oder -ansprechpartnerin klar, wie das Projekt abläuft? Welcher Prozess soll angewendet werden – und haben Sie dafür schon eine Blaupause in der Tasche? Gerade, wenn Sie für eine leitende Funktion angeheuert werden, sollten Sie sich vorher Gedanken zu einem groben Schlachtplan machen. Und, ganz wichtig, diesen mit dem Kunden auch durchsprechen.

3. Umgebungsfaktoren checken

In welcher Umgebung wird Ihr Projekt abgewickelt? Klar, erst einmal technisch gesehen. Aber werfen Sie auch einen Blick auf die Firmenstruktur im Gesamten, sowie die Hierarchien in den beteiligten Abteilungen und die Teamstruktur des Projekt-Kernteams im Speziellen. Sie verraten oft viel darüber, welchen Herausforderungen Sie entgegentreten, gerade bezüglich kommunikativen Notwendigkeiten. Erstellen Sie bei komplexeren Projekten und/oder wenn Sie die Projektleitung oder eine ähnliche Rolle einnehmen werden, eine Stakeholder-Map, mit allen für das Projekt wichtigen Interessengruppen inner- und ausserhalb der Organisation.

4. Rebriefing einfordern

Ein gutes Briefing zu schreiben, ist oft gerade für Alteingesessene schwierig. Oder die Anforderungen wurden sowieso in Hast runtergeschrieben, damit die Suche nach Verstärkung endlich startet. Bei Unklarheiten nachzufragen, ist kein Zeichen für Schwäche, sondern eine Eigenschaft von Profis. Und: Schlechtes Briefing und unrealistische Erwartungen sind oft die Hauptgründe für das Scheitern von Projekten. Auch bei einer Umfrage zu den häufigsten Aufregern im Projekt landen die Punkte «unrealistische Erwartungen» und «Deadlines» in der Kategorie «Projektinhalte/-ziele» auf Platz zwei. Besonders Deadlines, der Projektumfang, das Budget und technische Spezifikationen sollten beim Rebriefing auf Ihrer To-Do-Liste stehen. Aber auch Rahmenbedingungen und Hygienefaktoren wie Kostenübernahmen können vorab interessant sein, um sich nicht gleich in die Nesseln zu setzen.

5. Eigene Notwendigkeiten kommunizieren

Der Kommunikationsfluss vor dem Projektstart bezüglich der Anforderungen ist keine Einbahnstrasse vom Kunden zu Ihnen. Das «Frei» in «Freiberufler:in» steht auch für Freiheiten, die sie gegenüber Festangestellten geniessen, weil sie nicht so fix in die Struktur des Unternehmens eingebettet sind. Klären Sie vorab Fragen, beispielsweise, wann sie vor Ort, was Ihre regulären Arbeitszeiten sowie wie, wann und für was Sie erreichbar sind. Je nach Rolle, Verantwortlichkeit und dem auf den ersten Blick für interne Mitarbeiter:innen gegebenenfalls neiderfüllenden Stundensatz, ist die Verlockung möglicherweise hoch, Ihre ständige Verfügbarkeit zu erwarten.

Das sollten Freelancer nach dem Projektstart beachten

1. Der erste Eindruck zählt

Die Projektvorlaufphase ist vorbei: Jetzt können Sie endlich mit geballtem Fachwissen glänzen. Dafür wurden Sie schliesslich angeheuert, oder? Die Verlockung ist gross, sich gleich auf reine Fachinhalte zu fokussieren, um das Projekt erfolgreich zu meistern. Bevor Sie in Ihrer Disziplin glänzen können, werden Sie jedoch von Ihren Projektkolleg:innen nach zwischenmenschlichen Faktoren bewertet: Erscheinen Sie pünktlich zu Meetings? Ist Ihr optisches Erscheinungsbild sauber und gepflegt? Sind Sie im Blickkontakt aufmerksam, mit Ihren Worten freundlich und ist Ihre Begrüssung höflich? Beachten Sie auch die internen Umgangsformen: Ansprechen mit Vor- oder Nachnamen, mit Du oder Sie? Gehen Sie anfangs im Zweifel auf Nummer sicher: Auch wenn die Kolleg:innen sich gegenseitig duzen, sollten Sie als Externer erstmal das Sie wählen.

2. Kommunikation zum Projektstart

Noch so ein Grund, sich nicht nur auf inhaltliche Tiefe zu begrenzen: Bei hochspezialisierten Aufgaben fehlt es oft am inhaltlichen Verständnis der Teammitglieder. Dafür hat man schliesslich Sie geholt. Umso wichtiger ist es, in Sachen Kommunikation mit Präsenz, Erreichbarkeit, Geschwindigkeit und Präzision zu glänzen. Geben Sie auch regelmässig Infos zu Ihrem Arbeitsstand, auch wenn Sie nicht gefragt werden. Das schafft Vertrauen, dass man sich auf Sie als Externen und Freien so verlassen kann wie auf etablierte interne Mitarbeitende. Das Motto lautet: Lieber zu viel als zu wenig kommunizieren.

3. Sozial eingliedern

Neben der Kommunikation kann auch Ihre Präsenz im sozialen Gefüge des Teams Gold wert sein, und das nicht nur im reinen Arbeitskontext. Relevante Infos wie die innere Einstellung der Belegschaft zum Projekt oder Veränderungen am Projektrahmen erfährt man oftmals zuerst über den Flurfunk. Überlegen Sie sich also gut, ob Sie Ihren Status als einsamer Wolf kultivieren, oder sich doch öfter mal am Kaffeeautomaten, in der Kantine oder bei der Raucherpause dazugesellen. Dabei prägen Sie sich nicht nur die Namen der Kolleg:innen schneller ein, Sie bekommen beim lockeren Plausch auch unkomplizierter einen Draht für fachliche Nachfragen und eigene Bedürfnisse, als über Video-Konferenz, Mail oder Teamchat.

4. Erwartungen managen

Sie wurden gegebenenfalls mit grossen Vorschusslorbeeren angekündigt. Die könnten Ihnen später auf die Füsse fallen, wenn die entsprechend riesigen Erwartungen nicht erfüllt werden. Daher lieber gleich den Druck rausnehmen. Stapeln Sie tief, tragen Sie nicht zu dick auf, was an Projekterfolg alles möglich ist. Auch zeitlich empfiehlt es sich, die zu erwartenden Zeitpunkte für erreichte Milestones mit etwas Puffer anzugeben. Sind Sie, beziehungsweise Ihr Team am Ende etwas schneller, sind Sie der Held. Sind Sie langsamer, können Sie dennoch den Milestone als «in time and budget» angeben.

5. Konzentration auf’s Wesentliche

Sie haben dies schon bei einem früheren Projekt gesehen und würden das nicht empfehlen. Und jenes, sagt Ihre Marktkenntnis, ist von der Machart nicht mehr Stand der Dinge. Aber bedenken Sie: Die internen Kolleg:innen finden es oft wenig erbaulich, wenn zu vieles auf einmal in Frage gestellt oder in ihre Kompetenzbereiche eingegriffen wird. Und auf deren Mitarbeit sind Sie oft angewiesen! Bleiben Sie in der Anfangsphase eines Projekts lieber bei Ihrer Aufgaben- bzw. Rollenbeschreibung. Den Rest können Sie anmerken, wenn man Ihnen wegen des guten Starts mehr vertraut. Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut.

6. Klarheit und Mut

Als Externer, gerade als Beratung oder im Projektmanagement, werden Sie auch für Ihr Fach- und Branchenwissen aus ähnlichen Projekten bezahlt. Und das ist nur wertvoll, wenn es im richtigen Moment klar artikuliert wird. Wenn es in Ihren Zuständigkeitsbereich fällt und wichtige Entscheidungen nach Ihrer Erfahrung in die falsche Richtung gehen, gilt auch zu Projektstart: Lieber sofort unbequeme Wahrheiten aussprechen, als nachher bei gescheiterten Projekten auf der “Anklagebank” des Managements zu sitzen. Diese wird nämlich aus taktischen Gründen gerne mit Externen besetzt.

7. Empathisch antizipieren

Mit etwas Freelancing-Erfahrung wissen Sie, was Kund:innen zum Projektstart wirklich wichtig ist. Gehen Sie vergleichbare Projektsituationen im Geiste durch und versuchen Sie, Muster zu erkennen. Eventuell können Sie Ihren Kund:innen mit Antworten auf Fragen überraschen, die ihnen selbst noch gar nicht bewusst waren. Nichts überzeugt so sehr wie Empathie.

8. Unterstützung einfordern

Natürlich wird von Ihnen als Freelancer:in erwartet, dass Sie sich weitgehend eigenständig in die Prozesse sowie ins Team einfinden. Oftmals gibt es jedoch bürokratische oder kulturelle Hürden, die Ihnen dabei das Leben schwer machen: Interne nehmen sich keine Zeit für das Briefing mit Ihnen oder es fehlen die nötigen Zugriffsrechte für interne Wikis oder Tools. Wenn Sie sich ausgesperrt fühlen, müssen Sie aktiv Unterstützung einfordern. Und dabei sind Sie wahrlich nicht allein: Mehr als ein Drittel (35,5 Prozent) der externen Spezialisten erwarten laut New Work Kompendium Unterstützung dabei, sich in Prozesse und in Teams einzufinden. Unterstützung bedeutet im Projektverlauf dann auch, regelmässig Feedback zur eigenen Arbeit zu erhalten. Seien Sie mit diesem Wunsch nicht scheu – das wünschen sich auch 40,9 Prozent Ihrer Freelancing-Kolleg:innen.