Aufgrund spezieller Konstellationen bei einigen Lebensversicherungstarifen konnten diese im Rahmen der Migration nicht auf eine gemeinsame Plattform überführt werden. Ziel der Taskforce war, durch ein Team von Spezialisten (Aktuare, IT) eine zielführende Lösung zu erarbeiten

• Verantwortliche Leitung des wöchentlichen Abstimmungsmeetings; Koordination und Verteilung von Arbeitsaufgaben
• Protokollierung und Dokumentation von Ergebnissen für die Projektleitung
• Beauftragung von Supportleitungen durch die Linie

Als Senior PMO administrativ-organisatorische Begleitung der übergeordneten Projektleitung des ISA Projektes (Infrastrukturabgabeerhebung) über bis zu 23 Teilprojekte und 5 Workstreams mit über 400 Mitarbeitern. Ziel des Projektes war die Entwicklung und Implementierung eines bundesweiten Infrastrukturabgabeerhebungssystems (Maut) sowie der Aufbau einer Betreibergesellschaft, Projektbeauftragung über die Kapsch Telematic Service GmbH, Berlin (Sponsoren Eventim und Kapsch)

• Projekt-Setup am Standort Berlin
  • Erster Ansprechpartner für alle Projektbeteiligten am Standort "ewerk"
  • Definition und Beschreibung von Onboarding-Prozessen, "Erste Schritte in Confluence"
  • Aufbau Initialreporting des ISA Projektes
  • On- und später Offboarding neuer Projektmitarbeiter und Mitarbeiter der Betreibergesellschaft
  • Schnittstelle zum Facility-Management "ewerk"
• Verlängertes Sprachrohr der Projektleitung in die Teilprojekt, zu den Clustermanagern und Workstreamleitern
• Entlastung der Projektleitung durch die eigenverantwortliche Verfolgung und Umsetzung einzelner Projektthemen und -aufgaben
• Vor- und Nachbereitung der Kernteam-Sitzungen und des zentralen Teilprojektleiter-meetings inkl. Protokollierung und Verfolgung der daraus resultierenden Arbeitsaufträge
• Durchführung des Projekt-Controllings und internen Reportings
  • Erstellung des Statusreports
  • Nachfassen bei Unklarheiten bei den Teilprojektleitern und Workstreamleitern
  • Erstellung und Auswertung des Risiko-Logs und des Issue-Logs
  • Kontakt zum hauptverantwortlichen Risikomanager der Kapsch-Gruppe
• Eigenverantwortliche Erstellung diverser Projekt- und Lieferdokumente:
  • Erstellung und laufende Aktualisierung des Projekthandbuches in Confluence
  • Erstellung von Templates, Kontakt Dokumentenmanagement, Wien
  • Erstellung von How-Tos und Arbeitsanweisungen zu diversen Themen und Fragestellungen
  • Aktualisierung des Projektorganigramms
  • Initiales Dokumentenregister und Unterstützung beim Aufbau eines Rechteregisters in Abstimmung mit der das Projekt begleitenden Wirtschaftskanzlei
• Redaktion, Koordination und Erstellung des wöchentlichen Projekt-Newsletters und Blog
• Zentrale Verantwortung für die Erstellung des Vorgehensmodells im Rahmen der Feinplanung
  • Koordination der Autoren sowie eigenverantwortliche Erstellung einzelner Kapitel/Passagen
  • Verteilung der Review-Kommentare des KBA / Jira-Tickets an die entsprechenden Autoren und Koordination der Folgearbeiten, Sicherstellung einer gesamtumfänglichen Rückmeldung
• Onboarding und Ersteinführung von Consultants von Ernst & Young
• Verpflichtungserklärung nach §1 des Verpflichtungsgesetzes gegenüber dem Kraftfahrt-Bundesamtes (KBA)
• Zentraler Kontakt/Kommunikationskanal
  • Externer IT-Dienstleister, zuständig für die Administration von Atlassian Confluence/ Jira
  • Einkauf Kapsch Telematic Services, Berlin
  • Diverse Logistiker/Lieferanten, Berlin
  • Unterauftragnehmer, diverse Standorte
  • In Teilen Kontakt zu den Gutachtern des KBA
• Abstimmung mit der das Projekt begleitenden RA-Kanzlei zu verschiedenen Rechtsthemen die Projektorganisation betreffend
• Daily Standup innerhalb des PMOs zu Aufgaben und Status
• Bei Bedarf Unterstützung der Geschäftsführung bei ad hoc Themen

Mit dem EuGH-Urteil vom 18.06.2019 erfolgte die Aufkündigung des Projektes durch das Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur (BMVI).

• Krisenkommunikation und Aufgabenverteilung projektintern
• Revisionssichere Dokumentation des Projektverlaufs, -status und der Projekterfolge
• Kurzfristiges Offboarding von Projektmitgliedern
• Ramp-Down, Unterstützung bei der Auflösung bzw. Abwicklung der Gesellschaft und Arbeitspaket Sachverhaltsaufklärung Feinplanung:
• Arbeitsgruppenleiter Planung/ Vorgehensmodell
  • Verantwortlich für Erstellung eines Projekttagebuchs zum Vorgehensmodell inklusive Zusammenstellung der Dokumente zur Feinplanung und Genese weiterer Informationen von Relevanz
  • Eigenverantwortliche Bearbeitung und Verteilung entsprechender Jira-Tickets an Autoren und Fachkollegen
  • Erstellung von Sachverhaltsprüfberichten und Storylines bzw. Mitarbeit entsprechender Dokumente in anderen Arbeitsgruppen

Unterstützung bei der Entwicklung und Initiierung eines Online-Magazins sowie konzeptionelle Arbeiten in der Vorbereitung zur Gründung eines Einprodukt-Handelsunternehmens, Berlin

• Setup eines Cloud-Projektmanagement-Tools zur dezentralen Bearbeitung von Projektthemen
• Übernahme einzelner Aufgabenpakete im Rahmen der Ausarbeitung eines Unternehmenskonzeptes
• Kontaktaufnahme zu potentiellen Kooperationspartnern

Als Nachfolgeprojekt der Projekte AloA-ZVS und AloA-Rollout und Migration war Ziel dieses Projektes die Zusammenlegung verschiedener Standorte eines Vertriebsstellenpartners auf eine gemeinsame Vertriebsinfrastruktur (AloA); über in Summe ca. 60 Vertriebspartner (Sparkassen, Banken, Agenturen)

• Schnittstelle zum Controlling, Einkauf, Rechnungswesen und Betrieb
• Budgetplanung und -controlling
• Ressourcenplanung und -controlling
• Erstellung eines Kommunikationskonzeptes für interne und externe Stakeholder
• Abstimmung mit dem Bereich Kommunikation
• Verantwortlich für Kommunikationsmaßnahmen gegenüber den Stakeholdern gemäß Projektverlauf, Kanalisierung von Informationen
• Vorbereitung und Unterstützung bei Projektmeetings (Koordination, Protokollführung)
• Vertragsmanagement: Vorbereitung von Ausschreibungen für den Einkauf, Initiierung von Beauftragungen sowie Vertragsverlängerungen und -anpassungen
• Berechtigungsmanagement
• Umzugsmanagement
• Übergabe Projektergebnisse in die Linie

Senior PMO und Übernahme sämtlicher Aufgaben der kaufmännischen Projektleitung im Projekt AloA-Rollout und Migration. Ziel des Projektes ist der Flächenrollout der neuen Anwendung AloA über alle kooperierenden Vertriebsstellen (Agenturen, Banken und Sparkassen).

• Operative Übernahme und inhaltliche Verantwortung sämtlicher administrativ-organisatorischen Projektleitungsthemen vom internen Projektleiter inklusive
  • Kooperation mit dem fachlichen Projektmanager "Rollout"
  • Schnittstelle zum Controlling, Einkauf, Rechnungswesen und Betrieb
  • Reporting Berichtswesen und Lieferung von Kennzahlen an das zentrale Projektmanagement/ Controlling
  • Steuerung und Überwachung des Projektablaufes und -kosten (Meilensteine, Budget Plan-Ist-Soll-Abgleich, Forecast, etc.)
  • Verantwortliche Durchführung von Change-Request-Prozessen (budgetär und inhaltlich), Abstimmung mit den Gouvernance-Abteilungen und Programmmanagement
  • Rechnungsprüfung und Freigabe externer Dienstleister, Budgetcontrolling
  • Verantwortlich für projektinterne Kommunikation und Koordination zwischen weiteren Projekten im Programm
• Vorbereitung und Unterstützung bei Projektmeetings (Koordination, Protokollführung, etc.)
• In Zusammenarbeit mit dem IT-Einkauf Initiierung von Personalausschreibungen, Beauftragungen und Vertragserweiterungen sowie verantwortlich für die vollständige Einrichtung der Kollegen in den Systemen des Unternehmens

Senior PMO zur Unterstützung der internen und externen Projektleitung des Projektes AloA-ZVS. Ziel dieses Projektes ist die Entwicklung und Aufbau einer Always-Online-Anwendung (AloA) als neues, innovatives Vertriebsinstrument für sämtliche Vertriebspartner (Agenturen, Banken und Sparkassen)

• In Abstimmung mit dem internen Projektleiter (administrativ-kaufmännische Projektleitung) operative Übernahme sämtlicher administrativ-organisatorischen Projektleitungsthemen ähnlich wie bereits im Rahmen der Tätigkeiten ?Projekt AloA Rollout und Migration? skizziert.
• Begleitung des wöchentlichen Projekt-Jour-Fixe (Vorbereitung, Protokollführung und Nachbereitung)
• Berechtigungsmanagement

Programm-Management im Rahmen des Aufbaus eines Data Warehouse durch das Programm Optimus/SD bei einer Bausparkasse in Schwäbisch Hall

• Zentraler Programmplaner und Senior PMO:
  • Vorbereitung, Erstellung und Aktualisierung der gesamthaften Makroplanung auf Basis der Bedarfe und Rahmenbedingungen der Einzelprojekte; Konsolidierung der vollumfänglichen Programmplanung (Systeme/Tools: Excel, MSP und Augeo)
  • Bestimmung des Programmbedarfs und Abruf/Abstimmung der Verfügbarkeiten der Programm- bzw. Projektmitarbeiter mit den jeweiligen Linienvorgesetzten
  • Vorbereitung, Erstellung und Aktualisierung der zweimonatlichen Mikroplanung gemäß Time-Boxing-Verfahren (Iterationsplanung)
  • Konsolidierung und Aufbereitung der Iterationsplanung und zentraler Ansprechpartner für das TOP-Projekt-Controlling (ISM-TO) sowie Projekt Governance (PG)
• Unterstützung der jeweiligen Projekte bei der Bedarfsplanung (langfristiger Forecast)
• Vorbereitung und Moderation des wöchentlichen Gesamtstatusmeeting sowie des monatlichen Core Team Meeting.
• Prozesshoheit und zentrale Kommunikationsschnittstelle im Berichtswesen
• Owner und Nachverfolgung der programmübergreifenden Offenen-Punkte-Liste (OP-Liste)
• Formelle QS der Statusberichte und Ergebnisberichte; Unterstützung der Programmmanager bei der Erstellung von CRs und Entscheidungsvorlagen für das Review- und Steering Board
• Unterstützung bei der Portfolio-Planung sowie Mittelfristig-Operativen Planung (MOP); Zulieferung entsprechenden Zahlenwerks, Durchführung von Auswertungen etc.
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Workshops und Weiterbildungs-/Qualifikationsmaßnahmen des Programmteams
• Planung und zentraler Ansprechpartner für den hausinternen Umzug des Programmteams
• Übernahme zentraler Aufgaben bei der Erstellung des Projekthandbuches für neue interne und extern Mitarbeiter, Stakeholder oder sonstige Dritte Parteien
• Berechtigungen, Mailverteiler, Raumplanung, Einführung neuer Mitarbeiter (intern/ extern), zentraler Ansprechpartner für verschiedene Stakeholder, Kanalisierung von Informationen

Neben meiner Tätigkeit als Senior PMO und Programmplaner Interimistischer Einsatz als fachlicher Projektleiter OLG3 bis zum Teilprojektende im Dezember 2013

• Übernahme der fachlichen Projektleitung in Kooperation mit dem technischen Projektleiter
• Abstimmung der zu finalisierenden Grundsatzthemen sowie Überführung von weiteren Projektthemen in andere Teilprojekte des Programms Optimus/SD
• Vertretung im wöchentlichen Gesamtstatusmeeting (GSM) und JourFixe mit dem TOP-Projektcontrolling (ISM-TO)
• Verantwortlich für die finale Erstellung des Projekthandbuches

Das Programm verfolgt die Neupositionierung des Unternehmens vom klassischen Retailgeschäft zum Affluent/Wealth Privatkundengeschäft in den Märkten Deutschland und Österreich - Phase 1 - sowie Frankreich und Italien - Phase 2

• Unterstützung von Programme Sponsor und Programmleiterin beim Programme Set-up / Programme Merger
• Übernahmen verschiedener Tätigkeiten im Risk und Issue Management, Change Control und Controlling der eingesetzten Ressourcen
• Master Schedule und Owner der zentralen Work Breakdown Structure (WBS) und Roadmaps
• Abstimmung, Tracking und Nachhaltung der Tasks der Programme Workstream Leads (Customer, Distribution, Proposition, Investment and Service)
• Ressourcenplanung und in Teilen Abstimmung mit Linemanagern.
• Set-Up und Administration der SharePoint Library für Kollegen in GER, AT, FR und IT (Struktur, Versionierung und Schulung)
• Zentraler Kontakt zum übergeordneten Portfolio-PMO
• Verantwortlich für das Reporting (Milestones, Budget, Risks, Issues and Stakeholder) über ExecView, ein Reporting- und Trackingtool bei der Old Mutual Gruppe
• Vorbereitung und Protokollierung von Meetings und Workshops, u.ä.