Einführung eines Projektportfoliomanagements & Definition von Target Operation Models für IT-Services

• Einführung eines Projektportfoliomanagement-Prozess nach ISO 21504:
  • Dokumentation und Aktualisierung der Projektstandards: Erstellung und Pflege von Portfoliomanagement- und Projektstandards
  • Dokumentation sämtlicher Ergebnisse und Zusammenfassung aller relevanten Informationen
  • Design, Dokumentation, Stakeholdermanagement und Etablierung einer neuen Gremienstruktur gemäß ISO21504 und Aufbau entsprechender Prozesse.
• Definition von Target Operating Models (TOM) für IT-Services:
  • Planung, Organisation und Durchführung von Workshops mit den Fachbereichen zur Definition von Target Operating Models (TOM) für die jeweiligen IT-Services
  • Einordnung und Dokumentation der IT-Services in Standard-TOMs
  • Festlegung der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten in einer RASCI-Matrix

• Leitung, Priorisierung, Überwachung und Reporting der umfassenden Strategie-Roadmap und der dazugehörigen Teilprojekte zur Restrukturierung, Prozessoptimierung und Organisationsentwicklung ni Abstimmung mit dem Lenkungskreis.
• Stakeholdermanagement &Kommunikation:
  • Aktive Einbindung und Management von Stakeholdern zur Sicherung der Unterstützung für strategische Initiativen sowie Unterstützung bei der strategischen -Planung und Durchführung der unternehmensweiten Mitarbeiterkommunikation, wie beispielsweise Town Hall Meetings. 
• Outsourcing des Service-Centers:
  • Planung und Durchführung des Outsourcings, einschließlich Business Case-Erstellung, Verhandlungsbegleitung, Prozessstandardisierung sowie Onboarding und Training des neuen Dienstleisters.
• Prozess- und Kostenoptimierung:
  • Standardisierung von Prozessen, wie die Überarbeitung von Freigabe-Prozessen,
  • Einführung eines Controlling-Tools zur Effizienz- und Auslastungssteigerung der Techniker sowie Kostenverbesserung der TI durch Optimierung des Lizenz- und User- managements. 
  • Weitere Unterstützung bei der Definition von Rollenbeschreibungen.
• ISO-Rezertifizierungen:
  • ?Unterstützung und Begleitung bei der Vorbereitung und Durchführung von ISO-Rezertifizierungen (IS09001 / IS014001 / IS045001 / Vorbereitung IS027001).

• Controlling des Programmbudgets z.B.:
  • Pflege der Kostenverfolgung
  • MTP-Prozess
  • Abgrenzungsprozess
• Kaufmännische Berichterstattung über einmalige Programmausgaben auf Programm- und Clusterebene z. B.:
  • YTD
  • FC
  • verbleibendes Budget
  • Service Requests und Staffing Request
• Unterstützung der Cluster- und Workstream-Leads bei der Personalbesetzung, bei der Beantragung von Dienstleistungen und bei Prognosen
• Kommerzielle Bearbeitung von Anfragen für externes Personal / Verfolgung des Aufwands für externes Personal und Abrechnung
• Sicherstellung, dass angefragte Leistungen nicht bereits in den vertraglich vereinbarten Leistungen enthalten sind (Zusammenarbeit mit Vertragsmanagement des Kunden)
• Kaufmännische Bearbeitung und Abrechnung von Anfragen zu externen Dienstleistungen und Änderungsanträgen zum Programm
• Unterstützung und Zusammenarbeit mit der zentralen Controlling-Abteilung des Kunden bei der Nachverfolgung und Neuberechnung von Business Cases z.B.:
  • Zuordnung von Kosten und Einsparungen zu lokalen Business Units, Dokumentation für Stakeholder
• Unterstützung bei der Stakeholder-Kommunikation Commercial-Themen 
  • Vorbereitung von Folien, Moderation
  • Vorbereitung und Teilnahme an Meetings
• Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Kostenzuweisung z. B.:
  • Nachberechnung
  • Strafgebühren
  • Beitrag der lokalen Unternehmen
  • Kostenzuweisung auf Programmcodes
  • zentrale Kosten, in Zusammenarbeit mit den operativen Einheiten (BAU) und der zentralen Controlling-Abteilung
• Sicherstellung der Transparenz über den aktuellen Stand der Tollgates und der Abrechnung
• Verwaltung und Bearbeitung der Abnahmescheine in Abstimmung mit den technischen Arbeitsgruppen und dem Dienstleister
• Abrechnung+ Monatliche Berichterstattung 

• Analyse und Aufstellung der aktuellen IT-Governance im Service Steering

• Durchführung von Workshops zur Analyse der zukünftigen IT-Governance

• Analyse der Process Maturity und bestehender KPIs

• Erstellung des zukünftigen IT-Governance Frameworks mit Anpassung der KPI-Reports sowie Kommunikationskonzeptes

• PMO Tätigkeiten

• Aufstellen eines stratg. Business Cases für versch. Szenarien

• Analyse der IT-Infrastruktur der Organisationen

• Analyse der IT-Verträge sowie Analyse der IT-Lizenzen der Organisationen

• Aus Analysen abgeleitete Handlungsempfehlung für den Kunden

• Durchführung von Workshops mit potentiellen Providern zur Konsolidierung

• Bericht an Lenkungskreis

• Konzeptionierung und Einführung des Cutover- und Fallback-Managements

• Begleitung und Kommunikation zwischen Kunden und Provider beim Umzug

• Entwicklung und Durchführung des Testmanagements bis Go-Live

• Abnahme der Testergebnisse

• Durchführung von Workshops

• Analyse und Aufbereitung der Infrastruktur sowie Applikationslandschaft

• Erarbeitung und Aufstellung des Lizenzmanagements

• Bericht an Lenkungskreis

• PMO Tätigkeiten

• Dienstleistersteuerung im Rahmen eines Transitionsprojektes bis zur Inbetriebnahme
• Abnahme von Projektmeilensteinen
• Führen des RAID-Logs (Risks, Assumptions, Issues, Dependencies) & LOP (List of open points)
• Bericht an Lenkungskreis
• Analyse und Aufbereitung der Infrastruktur sowie Applikationslandschaft
• Erarbeitung und Aufstellung des Lizenzmanagements